As 8 etapas do ciclo de vida de um contrato de TI – III - Final

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Categoria: Artigos

Criado: Sábado, 15 Setembro 2018 19:06

Escrito por Reges Bronzatti

Aos amigos leitores que acompanharam os dois artigos anteriores devem ter notado que as 4 primeiras etapas do ciclo de vida de TI podem ser resumidas nas tarefas de planejamento da aquisição e na sua negociação e efetiva contratação. Uma vez executadas estas 4 primeiras etapas, estamos a 50% do ciclo completo da vida de um contrato de tecnologia. É importante salientar que a maioria dos profissionais que lida, diariamente, com os contratos de serviços e soluções de TI, entendem que ao assinarem a contratação do escopo planejado, sua tarefa está conclusa e podem relaxar e usufruir tranquilamente de horas de prazer já que a etapa mais árdua e difícil foi encerrada. Basta colocar o contrato assinado pelas partes em um arquivo e tudo está resolvido. Ledo engano.

Tudo o que foi planejado e executado, até então, foi apenas a preparação para a efetiva entrega do serviço ou da solução contratada. Não há o que se comemorar ainda, muito pelo contrário, já que a partir da quinta etapa do ciclo, que é a execução/entrega do contrato, é que se colocará a prova tudo o que foi planejado e orquestrado nas 4 etapas anteriores.

A etapa de entrega/execução do contrato exigirá um grande esforço da organização em dar as condições aos parceiros de negócio e ao time interno para que todas as exigências e requisitos do plano de aquisição e agora, cláusulas jurídicas, de um acordo, sejam cumpridas. Aqui, normalmente, os melhores profissionais de entregas de projetos se destacam. Nesta fase são validadas tudo o que foi combinado no plano e no contrato: os melhores métodos de entrega, os melhores ciclos de controle de entregas parciais, o controle dos prazos das atividades, o controle da motivação das equipes, o ajuste rápido de escopo mal definidos, a flexibilidade, a clareza da comunicação, o controle da hierarquia, entre tantas outras subatividades fundamentais desta etapa. É na fase de entrega que o talento técnico e metodológico deve prevalecer para que o ciclo, como um todo, seja um sucesso.

Se a entrega/execução foi ou está em andamento, inicia-se, em alguns casos, dependendo do tipo do serviço ou solução tecnológica, a sexta etapa, que é a de monitoramento. Obviamente, que para projetos de maior envergadura, o monitoramento da entrega é fundamental para garantir que os níveis de entrega ou de serviço estejam alinhados com os objetivos do plano de aquisição realizado na primeira etapa do ciclo (planejamento). O processo de monitoramento realiza o acompanhamento, revisão e ajuste do progresso das atividades para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano. Ele é composto de sub etapas, tais como: coleta, medição e disseminação de informações sobre desempenho e avaliação de medições e tendências para efetuar melhorias no processo de execução. Esta etapa é fundamental na avaliação da saúde da execução do projeto, identifica áreas, situações ou pessoas que exigem atenção especial; recomenda ações para corrigir ou evita os desvios e realiza o check-list de todas as atividades e, se for o caso, aciona a contingência prevista visando sempre corrigir prazos e rumos para o sucesso das atividades planejadas. Recordam, que citei, no primeiro artigo, que durante a confecção do plano de aquisição existe uma sub etapa muito importante que é a matriz de riscos ? é durante a fase do monitoramento, que muitos dos riscos lá elencados serão monitorados, lidos e se risco presente, executa-se o plano de contingência previsto, antes que o prejuízo esteja consolidado e de difícil reversão.

A penúltima etapa do ciclo de vida de um contrato de TI é a aceitação daquilo que foi executado/entregue. É o confronto com o quê se definiu no contrato ( etapa 4), que deve ser, o espelho do plano de aquisição ( etapa 1) com a sua efetiva entrega ( etapa 5). É o momento em que há a validação do sucesso ou falha na contratação. Infelizmente muitas empresas se “esquecem” de aplicarem esta etapa como determinante para realizar a entrega de um produto e garantir a satisfação do cliente interno, gerando verdadeiras “novelas” de explicações a alta gestão porque o projeto está demorando, porque a área de negócios ainda não está em plena utilização do que foi contratado, entre tantas outras desculpas velhas e conhecidas. Em resumo, esta etapa é a hora da verdade. É o momento em que se passa a régua, faz-se o balanço de tudo o que foi realizado até então e se consolida, mesmo que uma percepção, se a contratação foi adequada ou a organização possui mais um “elefante branco” para lidar.

Nesta etapa são aplicados os critérios de aceitação que estão obviamente no contrato ( etapa 4) e que dão a qualificação necessária para garantir que tudo o quê foi contratado, foi entregue. Os critérios de aceitação do projeto (seja para uma solução ou serviço de TI ) determinam o nível de qualidade de quem o produziu. Nesta avaliação de qualidade, teremos os critérios de aceitação funcionais, ou seja, tarefas ou funções que fazem parte do negócio e que devem fazer parte do serviço ou solução. Existirão os critérios não funcionais, onde, se a entrega era uma solução de software, por exemplo, serão avaliadas características relacionadas ao design, disponibilidade, segurança, compatibilidade, etc. Um terceiro grupo são os critérios de desempenho, onde são mensurados critérios relacionados a performance, tempo de resposta, número de transações por segundo, tempo de atendimento, etc.

Importante salientar que nesta etapa haverá de se ter também um método muito claro ( que já deve estar no contrato ) de como serão feitos os testes para validarem os critérios de aceitação. Já presenciei muitos litígios entre parceiros tecnológicos e clientes irem parar no sistema judiciário, primeiro porque não havia nada definido de como seria o aceite do cliente em contrato e depois porque ambos não concordavam com o método de coleta das informações e posteriormente com a sua aplicação dentro do objeto contratado. Garanto a todos, que estes critérios e metodologia de validação podem e devem estar já definidos na etapa 1, no plano de aquisição. Se não estiverem, podem ter certeza, alguém terá que ceder, e as vezes, com algum prejuízo para haver um entendimento sobre a conclusão de um projeto. Aqui vale o ditado popular: “quem paga mal, paga dobrado !”. Se uma empresa não consegue definir, antes da contratação como deverá ser a entrega e qual o nível de serviço que precisa para o seu negócio certamente aceitará um serviço de péssima qualidade, sem poder corrigir a tempo, e terá que, invariavelmente, contratar um outro parceiro para refazer o serviço ou até mesmo conviver, durante anos, com uma solução que lhe gera mais improdutividade e transtornos ao seu próprio negócio. Imaginem o custo “invisível” desta aquisição ? A própria organização não terá o seu dimensionamento.

Depois destes longos 3 artigos, chegamos a ultima etapa, do ciclo de vida de um contrato de TI. Estamos falando do encerramento ou em alguns casos, da etapa de renovação do contrato. A extinção normal de um contrato ocorre com o cumprimento das prestações acordadas, ou ainda, com o termo final nos contratos de trato sucessivo. Nesta situação não há dúvida quanto ao término do vínculo, temos nessa situação “a morte natural do contrato”. Mas o contrato pode extinguir-se  antes do cumprimento das obrigações, por variados motivos. Nesta fase é que se avalia, exatamente, se há o térmico efetivo da relação e por qual situação jurídica, ou seja, o encerramento está se dando por rescisão, resolução ou por resilição. Cada uma possui um significado diferente e com efeitos jurídicos distintos. Todos com a possibilidade de alguma discussão judicial, de forma efetiva se não acontecer a tal dita “morte natural” do contrato. Acontece que mesmo que um contrato termine por situação normal, por exemplo, com uma execução ou entrega bem sucedida, é possível, que algumas cláusulas permaneçam em vigor, e que, portanto, não encerraram este contrato; Exemplo: cláusulas de sigilo e privacidade estendem, em alguns casos, a vários anos, após o seu encerramento a obrigação de se manter em sigilo dados e informações obtidas durante o processo de execução ou de entrega do projeto. Então, é fundamental, que se tenham, em alguns casos, situações explícitas de distrato para que eventuais obrigações não se perpetuem e levem a situações caóticas entre antigos parceiros comerciais. Por outro lado, esta etapa, em contratos de execução e formato continuado exigem momentos de reflexão e análise para a continuidade ou não da relação comercial. Então, falamos da etapa de renovação, onde o objetivo agora é resolver situações pendentes no contrato e formar novos aditivos que permitam que se inicie um novo ciclo de contrato. Provavelmente esta tentativa de renovação, fará com que se revisitem o plano original de aquisição ( etapa 1) para reestabelecer um novo momento e novos entregáveis para que haja continuidade da solução ou serviço.

Tendo feito este conjunto de artigos, espero ter contribuído para melhor elucidar, qualificar este processo de gestão de contratos, que engloba, na sua essência, tudo que a área de TI se preocupa atualmente em atender suas áreas de negócios. A tecnologia utilizada aqui é meio e pouco importa para o fiel cumprimento das etapas. O que interessa é o objetivo do negócio listado como premissa número ao iniciar o processo. Foi atingido ou não ? Não observar e não entender estas etapas torna frágil os resultados obtidos e não une os diferentes atores do processo que, invariavelmente, trabalham desconectados ( jurídico, compras, TI, gestão, delivery, etc) . Se sua empresa quer o sucesso da solução ou serviço que está contratando é melhor se preparar muito mais do que fazes hoje, já que a transformação digital das organizações vai acelerar e exigir maior qualificação e controle de tudo o que for incorporado ao dia a dia da sua empresa.

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